Recibir una factura electrónica de un proveedor suele ser apenas el comienzo de un proceso que todavía requiere bastante trabajo manual: ingresar la compra, identificar cada producto, relacionarlo con el artículo correspondiente en el sistema y actualizar el stock.
Para simplificar este proceso, desarrollamos una nueva herramienta para Logistock ERP que permite automatizar el ingreso de compras a partir de los archivos XML de los Comprobantes Fiscales Electrónicos (CFE).
La herramienta permite importar decenas o incluso cientos de CFE en pocos minutos, generando los comprobantes de compra correspondientes en Logistock.
Pero el verdadero diferencial está en la identificación de los productos.
Cada proveedor puede utilizar sus propios códigos y descripciones para los mismos artículos. Por ejemplo, un proveedor puede facturar “Tornillo hexagonal 8 x 50 zincado” con su código TH850Z, mientras que en Logistock ese producto puede estar registrado como “Tornillo 8x50 galvanizado”, con el código TOR-0850.
Para resolver esta diferencia, la herramienta incorpora una funcionalidad de entrenamiento y mapeo de productos.
El sistema identifica los productos presentes en los comprobantes importados, sin repeticiones, y sugiere automáticamente los artículos más similares del catálogo de la empresa como posibles correspondencias. De esta forma, es posible mapear rápidamente grandes cantidades de productos.
Una vez establecida la correspondencia, el sistema puede reconocer automáticamente ese producto en futuras facturas del mismo proveedor.
El mapeo es fundamental porque permite que la automatización vaya mucho más allá de la simple carga de una factura.
Una vez identificados los productos, el ingreso de la compra puede actualizar automáticamente las existencias en Logistock.
El proceso se transforma en:
CFE del proveedor → Importación del XML → Identificación de productos → Ingreso de compra → Actualización del stock
Sin necesidad de volver a digitar manualmente cada línea. Y todo el proceso realizado en base a unos pocos clicks!
La carga manual de compras no solo consume tiempo. También puede generar errores en cantidades, códigos o productos.
Al utilizar la información contenida en los CFE y automatizar su incorporación al sistema, la empresa reduce significativamente la digitación y mejora la calidad de sus datos.
Esto resulta especialmente útil para empresas que trabajan con muchos proveedores, miles de productos y un elevado volumen de compras.
El sistema de mapeo permite construir progresivamente las relaciones entre los productos de cada proveedor y el catálogo propio de la empresa.
A medida que se realizan nuevas correspondencias, aumenta el nivel de automatización de futuras compras.
Así, una tarea que inicialmente puede requerir cierta configuración se convierte progresivamente en un proceso cada vez más rápido y automático.
La automatización no termina en el stock, al registrar las compras, Logistock ERP también actualiza automáticamente las cuentas corrientes de los proveedores, dejando registrada la deuda correspondiente según las condiciones comerciales de cada factura.
Esto permite mantener la información financiera permanentemente actualizada, facilitando el control de vencimientos, pagos y estados de cuenta.
La facturación electrónica permite disponer de información digitalizada, pero el verdadero valor aparece cuando esa información puede integrarse automáticamente con el sistema de gestión.
Con esta nueva funcionalidad, Logistock ERP lleva la automatización un paso más adelante: Si tu empresa busca modernizar sus procesos y aprovechar al máximo la información de la Facturación Electrónica, esta nueva funcionalidad puede marcar una diferencia inmediata.
Para conocer más, te invitamos a visitar nuestros sitios: logistock.uylogiweb.uylogimobile.uy
